Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

We gaan in onze bedrijfsvoering uit van het beleidsakkoord 2022-2026: "We doen het samen!", dienstverlening en digitalisering. In deze paragraaf gaat het over de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn leest u in het Programma Algemeen Bestuur.

Personeel en Organisatie

Organisatieontwikkeling
In 2023 maakten we een start met het organisatie ontwikkel traject Vitalisering. Het traject kent twee fasen: fase 1 structuurverandering en fase 2 cultuurverandering. In 2023 bereidden we de structuurwijziging voor waarbij we het aantal afdelingen van 6 terugbrachten naar 3 domeinen: Omgeving, Samenleving en Bedrijfsvoering. Elk domein heeft een manager. Elk domein heeft een aantal teams met een eigen teamleider. De managers van de domeinen vormen samen met de gemeentesecretaris het Strategisch Team. Zij zijn verantwoordelijk voor de integrale aansturing van de organisatie. Binnen de domeinen brachten we beleid en uitvoering samen. De managers begeleiden de teamleiders, de teamleiders begeleiden de medewerkers binnen hun team. We veranderden dingen in hoe in hoe we zijn georganiseerd. Hierdoor overleggen we nu anders met elkaar. We doen dit zodat we beter en sneller kunnen samenwerken. Ook willen we ervoor zorgen dat verschillende teams en afdelingen makkelijker met elkaar kunnen werken. De nieuwe organisatiestructuur is per 1 januari 2024 ingegaan. Fase 2, cultuurverandering, startten we in 2023 op. In 2024 gaan we hierin verder. Het werken vanuit Vakmanschap, Vertrouwen en Verbinding, gebaseerd op het Rijnlandse gedachtengoed staat hierbij centraal.

Personeel en arbeidsmarkt
De onstuimige arbeidsmarkt, het personele verloop en het ziekteverzuim gaf ons in 2023 een grote uitdaging om de capaciteit op orde te brengen/houden. Gemeente Best voert alle taken grotendeels zelf uit. Daarmee blijft het belang, maar ook de druk tot het vinden van personeel een grote uitdaging. We huren nog altijd zo'n 20% van het personeel in. Dit vraagt om extra aandacht en zorg voor het inwerken van nieuw (tijdelijke) personeel en het aansturen om op de Bestse manier te werken.

Om ons als aantrekkelijk werkgever beter te positioneren op de arbeidsmarkt zetten we in 2023 een arbeidsmarktcampagne, onder begeleiding van een marketingbureau, op. We maakten ons 'employer branding' visueel en zetten dit in bij vacatures. We investeerden volop in ontwikkeling van medewerkers door opleidingen en trainingen. En we namen een adviseur Werkgeluk & Vitaliteit aan. Het doel is om de positieve en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers te verbeteren en bij te dragen aan een groter ervaren werkgeluk.

In 2023 hebben we een aanbestedingstraject doorlopen voor een nieuwe arbodienstverlener. Per 1 januari 2024 start de samenwerking met de nieuwe partij Peijnenburg Verzuimbegeleiding. Daarnaast startten we een Europese aanbesteding op voor de werving van een nieuwe partij voor de levering van een applicatie voor de personeels- en salarisadministratie. De gunning en implementatie staat gepland voor 2024.

Loonkosten    

Uit deze tabel blijkt dat de werkelijke loonkosten 2023 € 1.256.000 lager zijn dan begroot. Dit komt door diverse vacatures (nog) niet zijn ingevuld. Deze  vacatureruimte is vervolgens gebruikt om tijdelijke inhuurkrachten flexibel in te zetten. Dit is dan ook terug te lezen in onderstaande tabel.

Inhuur

De totale kosten voor externe inhuur over 2023 bedragen € 5,0 miljoen. Deze uitgaven betaalden we uit vrijgekomen vacatureruimte (onderuitputting) en uit al bestaande budgetten die de raad beschikbaar stelde. In 2023 was echter te weinig dekking aanwezig waardoor dit leidt tot een extra last van  € 847.000.
Dit is onder andere veroorzaakt door ziekteverzuim en krapte op de arbeidsmarkt waardoor we gebruik hebben gemaakt van relatief veel inhuurkrachten die hogere lasten met zich meebrengen ten opzichte van vaste formatie.  

Samengevat betekent bovenstaande het volgende:

De loonkosten namen in 2023 met € 2,5 miljoen toe ten opzichte van de loonkosten 2022.

Verplichte indicatoren
Het Rijk stelde een aantal beleidsindicatoren verplicht vast. Beleidsindicatoren die gaan over een inhoudelijk programma namen we op de programma's. Deze beleidsindicatoren gaan over de bedrijfsvoering en namen we op in onderstaande tabel:
 

Digitale bedrijfsvoering

In 2023 vertaalden we de de strategische doelen van de organisatie naar Informatiebeleid. We zijn begonnen met het opzetten van portfoliomanagement om dit duidelijker te maken. Dit wordt verder uitgewerkt in 2024. Hierdoor verbinden we het informatiebeleid met de digitale dienstverlening. Zo zetten we de eerste stappen om informatie te gebruiken als een belangrijk middel voor onze organisatie.

Als het gaat om digitaal werken gaat kiezen we voor zoveel mogelijk standaardiseren. Denk aan:

• aansluiten bij landelijke standaarden en de Digitale Agenda Gemeenten 2024;
• zoveel mogelijk gebruik maken van standaardsoftware, tenzij maatwerk noodzakelijk is;
• mobiel en hybride werken faciliteren (tijd en plaats onafhankelijk);

We richten onze informatievoorziening (IV)-functie zo in dat de rol van het primaire proces leidend is. IV beweegt mee met de veranderende eisen en wensen van het primaire proces. De IV-organisatie heeft hier het team op aangepast door het team in te delen in 4 clusters met de volgende aandachtsgebieden: informatiebeveiliging & privacy, informatiemanagement, datamanagement en servicemanagement. Deze teams zorgen voor mogelijkheid om meer regie te verzorgen en op alle niveaus nauw samen te werken met de organisatie.

In 2023 hebben we de volgende dingen gedaan:

• We maakten een overzicht van de impact van de aankomende wetten rondom digitale informatievoorziening waar wij als gemeente aan moeten voldoen. De invoering van Wet Openbare Overheid, Wet Elektronische Modernisering Bestuurlijke Verkeer en Omgevingswet pakten we op en voerden we grotendeels in.
• Op het gebied van datagedreven werken ëxperimenteerden we door het bouwen van nieuwe dashboards op samenleving, omgevingszaken en bedrijfsvoering. Enkele voorbeelden zijn terugbelnotities voor ons Klant Contact Centrum, inzicht in energielabels, WOZ-waardes. Deze dashboards worden enthousiast en veelvuldig gebruikt. Daarnaast namen we de domeinen mee in het thema datagedreven werken om meer bewust te worden van de kracht van data. Het project Samenhangende Object Registraties is een mooi een mooi voorbeeld waar zowel Geodata als administratieve data samen komt.
• Doorontwikkeling digitale producten; digitaal is de norm. De informatiesamenleving verandert snel en ook in 2023 digitaliseerden we onze processen verder. Voorbeelden hiervan zijn het automatiseren van het in- door- en uitstroom van medewerkers, het digitaal faciliteren van vergaderingen (Portefeuillehouders overleg en Management Team vergaderingen) en het automatisch anonimiseren van documenten (Woo). Ook is het digitale dienstenaanbod voor inwoners verbreed.
• We onderzochten de mogelijkheden van de toepassing van Microsoft365 in de context van de werkplek van gemeente Best, denk hierbij aan de inzet van SharePoint, OneNote en Teams. De organisatie werkt er hier en daar al mee maar nog niet overal. Ook is de aanbesteding GT-Connect2 doorlopen. Dit betekent dat we vanaf 2024 gaan bellen via Microsoft Teams.
• We stapten over naar softwaretoepassingen die vanuit de cloud worden aangeboden. Verschillende processen gingen over naar de Cloud, zoals het proces voor vergunningen, toezicht en handhaving, het document management en archiefproces. In 2024 gaat de laatste software over, waarmee de interne serveromgeving wordt afgeschaald. Ook de aanbesteding voor de nieuwe ICT dienstverlener is klaar.
• Op het gebied van archivering voerden we diverse verbeteringen door zoals: archivering van video-opnamen van gemeenteraad- en commissievergaderingen, het archiveren van de website én diversie acties om aan de strengere eisen van de Archiefwet te blijven voldoen.

Informatiebeveiliging en privacy

Als gemeente hebben we een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om het op orde hebben van onze informatiebeveiliging en privacy. In het afgelopen jaar hebben we, zoals ook in eerdere jaren, verschillende zelfevaluaties en (verplichte) audits doorlopen. Naast het verkrijgen van een goed beeld in hoe we het doen, leggen we hiermee verantwoording af aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Binnen het doel 'bewust maken van' voerden we naast regelmatige publicaties over het thema informatiebeveiliging en privacy ook specifieke acties uit. Zo gaven we bijvoorbeeld bewustwordingssessies privacy aan medewerkers en hielden domeingerichte en vakspecifieke informatiesessies.

Huisvesting
In het voorjaar van 2023 leverden we het Programma van Eisen voor de nieuwe gezamenlijke huisvesting van Bestwijzer en de gemeente op. In juni 2023 maakten we een pas op de plaats met het project Samen gaan. Aanleiding was het verzoek van de gemeente Oirschot om een mogelijke fusie te bespreken. Naar verwachting wordt in 2024 duidelijk wat dit betekent voor het project Samen gaan. Op het moment dat we de werkzaamheden voor het project weer oppakken, dan is het Programma van Eisen de basis voor het vervolg.

De huidige huisvesting dient ARBO-technisch op orde te blijven. We blijven verantwoordelijk voor een goede, veilige en prettige werkplek voor onze medewerkers. Zo is onder andere de vloerbedekking vervangen, is de binnen- en buitenzonwering vernieuwd en zijn de muren van kantoor- en verkeersruimten geschilderd. Tevens is de werkplekinrichting ARBO-technisch op orde gebracht.

Control
Om de kwaliteit van de dienstverlening en de bedrijfsvoering te verbeteren voerden we onderzoeken uit naar de onderliggende processen. Tijdens de onderzoeken keken we naar het naleven en behouden van de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Op 11 december 2023 keurde de gemeenteraad het vernieuwde regelkader en het controleprotocol voor het jaar 2023 goed. We hebben de manier waarop we zaken doen zo aangepast dat het duidelijk is dat we volgens de regels handelen. Samen met de accountant voerden we onze interne controles uit om te controleren of we juist en volgens de regels handelen bij zaken zoals salarissen, belastingen, inkopen, aanbestedingen, vergunningen en subsidies. We controleerden ook de kwaliteit van beslissingen op het gebied van Sociaal Domein, zoals de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. Daarnaast toetsten we de besluiten van het college om er zeker van te zijn dat ze financieel correct zijn genomen.

U ontvangt al een rechtmatigheidsverantwoording van ons sinds boekjaar 2020 (in de paragraaf bedrijfsvoering), toen was dit nog niet verplicht. Per 1 januari 2023 is de Gemeentewet op het gebied van rechtmatigheid veranderd. Als gevolg hiervan legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring, u vind deze verklaring sinds dit boekjaar in de paragraaf Financiën onder 'Rechtmatigheidsverantwoording'

Uit de door het college uitgevoerde onderzoeken blijkt dat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Er is binnen de door de raad opgegeven criteria uitvoering gegeven aan wet- en regelgeving. De rechtmatigheidsanalyse vindt u terug bij het onderdeel Financiën, onder analyse begrotingsrechtmatigheid.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
In de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid staat dat het college jaarlijks twee bedrijfsprocessen moet onderzoeken. In 2023 voerden we twee onderzoeken uit. Één op het gebied van 'inkopen' en één naar 'subsidies'.

Juridische kwaliteitszorg

Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) moet zorgen voor een transparante en actief openbaar makende overheid. In 2023 is het proces omtrent verzoeken op grond van de Woo verbeterd. Ook vonden er verschillende gesprekken plaats met partijen die brede oplossingen aanbieden voor zowel het passief als actief openbaar maken van publieke overheidsinformatie. Het aantal Woo-verzoeken in 2023 is ongeveer gelijk aan het aantal in 2022 (tussen de 15 en 20). Door een tijdelijke uitbreiding van het cluster Juridische Zaken in combinatie met de aankoop van slimme (anonimiserings)software is steeds op tijd op Woo-verzoeken beslist. Hierdoor zijn onze inwoners en/of andere geïnteresseerde snel aan informatie gekomen.

Juridische kwaliteit
We hadden in 2023 oog voor juridische kwaliteitszorg. Zo organiseerden we verschillende opleidingen en trainingen voor onze medewerkers en is blijvend aandacht geweest voor het optimaliseren van processen. In 2023 waren er geen situaties waarbij we bemiddeling nodig hadden om problemen op te lossen, maar we hebben wel steeds gekeken of bemiddeling een optie kon zijn. Een paar keer veranderde we een besluit van de gemeente nadat iemand een bezwaar indiende. Hierdoor was het soms niet meer nodig om de hele bezwaarprocedure te volgen, vooral als we een overeenkomst bereikten. Hierbij is aangesloten bij het cultuurtraject: "Werken volgens de bedoeling".